Die Eisenhower Matrix zeigt dir, welche Aufgaben dich weiterbringen
„Die meisten Dinge, die dringend sind, sind nicht wichtig, und die meisten Dinge, die wichtig sind, sind nicht dringend.“
Dwight D. Eisenhower
Du bist gerade mitten in einem Telefongespräch, da erinnerst du dich: Tante Erna hat nächsten Samstag Geburtstag und du hast noch kein Geschenk. Die Milch ist ausgegangen. Nächsten Dienstag hast du eine Teamsitzung und musst die Präsentation noch aktualisieren. Im Garten müssen die Radieschen gepflanzt werden. Der Sohn muss zum Fussballtraining gebracht werden. In die nächste Wäsche gehören alle Vorhänge. Ach, und dieses ist noch und jenes darf auch nicht vergessen werden. Du musst ihn noch erinnern an…Moment, was hat deine Freundin gerade am Telefon erzählt?
Kennst du das auch, wenn deine Gedanken nur noch herumwirbeln und dich lähmen? Für die momentan wichtigen Aufgaben bleibt keine Zeit mehr. Im Hinterkopf warten immer die nächsten To-Dos und brauchen unnötige Konzentration und Energie.
Ein Post-it hast du schnell geschrieben, aber trotz leuchtender Farbe geht es im Papierstapel unter.
Auch To-Do-Listen sind tückisch. Wo beginnen? Was ist wirklich wichtig? Wie lange dauern die einzelnen Punkte?
Wirf auf keinen Fall gleich das Handtuch, eine solide Planung ist nicht kompliziert. Du kannst deine Produktivität ganz einfach steigern, indem du zu einer bestimmten Zeit einem Einzigen deine volle Aufmerksamkeit schenkst.
Wie das geht erfährst du in diesem Beitrag:
1) Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. amerikanischen Präsidenten benannt. Er hat diese Matrix erfunden, um seine Zeit den richtigen Aufgaben widmen zu können. Zuvor war sein Schreibtisch jeden Tag überfüllt mit Papierstapeln. Seine Sekretäre störten ihn ständig mit Notfallsituationen.
Wie sollte er nun in diesem Chaos entscheiden, welche Aufgabe die oberste Priorität verdient?
Eisenhower erfand dafür ein simples Ordnungssystem. Er zeichnete ein Kreuz auf den Tisch ein und beschriftete die Seiten jeweils mit einem Wort: Dringend, nicht dringend, wichtig, nicht wichtig. Anhand dieses simplen Rasters konnte er nun entscheiden ob er sich überhaupt einer Aufgabe annehmen wollte und wann.
Wie wendest du die Eisenhower Matrix an?
Wie schon erwähnt besteht die Matrix aus vier Feldern:
dringend und wichtig
dringend und unwichtig
wichtig und nicht dringend
nicht dringend und nicht wichtig
Deine Aufgaben teilst du immer zuerst in eine dieser vier Kategorien ein, bevor du überhaupt in Erwägung ziehst, sie zu erledigen. Die Einteilung entscheidet darüber, wer sie erledigt und an welcher Stelle sie in der Planung erscheint.
Unterscheide dringende Aufgaben von wichtigen
Eine wichtige Aufgabe führt zu deinem persönlichen oder geschäftlichen Ziel. Deshalb ist sie oft langfristig ausgerichtet:
eine Weiterbildung
Werbung schalten
einen Sparplan einrichten
Dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Wenn du dich von dringenden Dingen ständig ablenken lässt, treten die eigentlich wichtigen Dinge in den Hintergrund, bis sie irgendwann selbst zu dringenden Angelegenheiten werden. Wenn du dies zu lange zulässt, verbringst du dein Leben in Hast, von einem Notfall zum nächsten hetzend. Gib deshalb Aufgaben der Kategorie 1 den Vorrang vor allem.
Kategorie 1: Dringend und wichtig erledigst du sofort. Das können je nach Situation verschiedene Sachen sein:
die Präsentation für den nächsten Tag
das Essen für die geladenen Gäste
das Reparieren des tropfenden Wasserhahns
Als nächstes widmest du dich den Aufgaben von Kategorie 2: Wichtig, aber nicht dringend bedeutet, dass die Aufgaben erledigt werden müssen, aber keinen akuten Termin haben.
den Schrank ausmisten
die Schuhe imprägnieren
Kassenzettel für die Buchhaltung sortieren
Nun folgt Kategorie 3: Nicht wichtig aber dringend sind Arbeiten, die nichts mit deinen Zielen zu tun haben.
ein Telefonanruf mit dem Ziel zu plaudern
auf die Nachbarskinder aufzupassen
einkaufen von nicht dringenden Dingen, die man aber in näherer Zukunft braucht (neue Sommerkleider...)
Kategorie 4 ist: Nicht wichtig und nicht dringend. Es sind Zeitfresser, die dir nicht gut tun und nur deine Aufmerksamkeit und Energie klauen. Am besten wäre es, wenn diese Kategorie verschwindend klein wird.
Durch Instagram scrollen
unwichtige Emails lesen
Klatschmedien konsumieren
die neusten Schuhtrends anschauen
2) Wie sieht eine Agenda nach dem Eisenhower System aus?
In zehn Schritten zum perfekten Terminplan
Nun weisst du, woher die Matrix stammt und wie sie funktioniert. Aber wie wendest du sie in deinem Terminkalender an?
Egal ob du gerne digital oder analog arbeitest, das Vorgehen ist dasselbe. Du benötigst kein komplexes Planungstool, nur ein Notizpapier und in der Agenda selbst genügend Platz für jeden Tag, am besten mit einer kleinen Timeline.
Setz dich in einer ruhigen Minute hin und plane deine Woche in einem Stück durch:
1. Schreibe dir für jeden Tag deine To-Dos auf. Gehe anschliessend diese Listen durch.
Welche Aufgaben gehören in Kategorie 1?
Markiere diese Aufgaben und teile ihnen sogleich ein fixes Terminfenster in deiner Agenda zu.
2. Suche die Aufgaben von Kategorie 2 heraus, plane auch sie in deinen Tagesablauf ein.
3. Kategorie 3 sind Aufgaben, die du wenn möglich delegierst. Diese kannst du nicht aktiv einplanen, meist kommen sie spontan in dein Leben. Denke hierbei immer an die Regel, dass dein höchstes Gut deine Zeit ist. Sei sehr knauserig mit ihr und mache, dass dein Ja etwas Wertvolles wird.
Lerne nein zu sagen, wenn es für dich ungünstig ist.
4. Verbanne Kategorie 4 soweit es geht aus deinem Leben. Sei bei jeder Aufgabe kritisch. Ist sie wirklich nötig? Geht es nicht mit einem kleineren Aufwand? Wie schlimm wäre es, sie auszulassen? Streiche sie aus deiner To-Do-Liste und aus deinem Leben.
5. Vergiss nicht, Pausen einzubeziehen. Du kannst nur vollen Einsatz geben, wenn du zwischendurch einmal durchatmen kannst, gönne dir aktiv Ruhefenster.
6. Denke daran, auch schöne Dinge in deinen Terminplan aufzunehmen.
7. Sammle alle Termine an einem Ort, berufliche und private
8. Denke bei Terminen auch an Anfahrtszeiten, Auf- und Abbau, Packen und Vorbereitung
9. Lass zeitliche Puffer-Fenster in der Agenda frei, du wirst sie brauchen
10. Trage alle neuen Termine und To-Dos sofort in deine Agenda ein
Noch einmal auf den Punkt gebracht:
Erste und oberste Regel: Plane alles an einem Ort. Schreibe privates und berufliches in die gleiche Agenda, wenn nötig mit unterschiedlichen Farben.
Verwende die Eisenhower Matrix, um Prioritäten richtig zu setzen. Unterscheide dabei in dringlich, wichtig, nicht dringend, unwichtig.
Überlege, welche Tages-To-Dos wichtig sind, teile jenen fixe Zeitfenster nach Prioritäten zu.
Pausen sind ein Muss!
Lerne zu delegieren und nein zu sagen
3) Lebe mehr Lagom
Ja, planen kann als mühsam angesehen werden und ja, zu Beginn ist es ein Zeitfresser. Aber es wird zur Routine und du bekommst die Kontrolle darüber, wie du deine Zeit verbringst. So kannst du aktiv auf deine Ziele hinarbeiten und dem deine Zeit widmen, das wirklich wichtig ist.
Lagom bedeutet nicht zu viel nicht zu wenig. Genau so solltest du auch mit deiner Zeit verfahren. Arbeite nicht zu viel, schiebe wichtiges nicht allzu lang auf.
Je länger du mit der Eisenhower Matrix arbeitest, desto mehr wirst du erkennen, was für dich wichtig ist und was du brauchst, sprich du weisst, was für dich persönlich lagom ist.
Probiere es einmal aus. Plane deine Woche nach deinen Prioritäten, nicht nach Dringlichkeit.
Denke daran: Zeit ist dein wertvollstes Gut, entscheide bewusst, wem oder was du sie schenkst.
Lebe mehr Lagom!